Lencsék bevételezése digitális szállítólevelek alapján

Tier: Gold

Ez az útmutató segít kialakítani a lencsebevételezés hatékony folyamatát akár szállításonként, akár gyűjtőszámlát kap az optika a lencsékről. A folyamat eredményeként az üzletben dolgozó munkatársak pár kattintással tudják bevételezni a lencséket, akár a beszerzési árak megtekintése nélkül is. Gyűjtőszámla esetén a beszerzési érték automatikusan kitöltésre kerül a számla beérkezése után.

Lencse bevételezés nehézségei

A nehézséget lencsék esetében azt jelenti, hogy a digitális számlákon és szállítóleveleken gyakran nem állapítható meg egyértelműen, hogy pontosan milyen lencséket tartalmaz. Főleg gyártott lencsék esetében a számlázási adatok hiányosak lehetnek, illetve a számlázáskor használt cikkszámok és terméknevek különbözhetnek a digitális lencsekatalógusban használt adatoktól. Így a program nem tudja pontosan meghatározni, hogy a bevételezett lencsék milyen megrendeléshez tartoznak, következésképp eladáskor hiányozhat az ELÁBÉ a tételsorban.

Egy másik probléma, hogy gyűjtőszámlás ügyfelek esetében a beszerzési ár csak a gyűjtőszámla megérkezése után állhat rendelkezésre, így a bevételezéskor a szállítólevelek alapján az még nem tölthető ki, csak majd visszamenőleg a gyűjtőszámla megérkezése után.

Digitalizált folyamat

A teljes lencserendelési és bevételezési folyamat során a lencse tételsorok mellett egy egyedi azonosítót használunk (a megrendelés/munkalap számát), melyet a gyártónak átadunk a rendeléskor és elvárjuk, hogy a szállítólevélen és a számlákon ez az azonosító szerepeljen a tételsorokban.

A teljes folyamat gyűjtőszámlás esetben:

1. Lencserendelések indítása Clearvis.io rendszerből

   A lencsék szállítói rendeléseit a Clearvis.io rendszerből kell indítani, mert így gyártói rendszerben kitöltésre kerül a munkaszám/megrendelési szám (általában hivatkozási számként vagy referencia számként jelenik meg a gyártói rendelési felületeken). Az olyan egyedi rendelések esetében, melyet telefonon kell leadni (pl. tartományon kívüli egyedi gyártás), telefonon meg kell adni a munkaszám/megrendelési számot hivatkozási számként, ellenkező esetben a folyamat ennél a rendelésnél nem tud működni és manuális egyeztetési munkára lesz később szükség.

2. Bevételezés digitális szállítólevél alapján

   A gyártótól érkező digitális szállítóleveleket a Clearvis.io rendszer feldolgozza, és a bejövő bizonylatok listában helyezi el, mely a oldalon található gombra kattintva érhető el. A bevételezést mindig ebből a menüpontból kell elindítani (és nem lehet az műveletet használni), mivel csak így lesz összekötve a bevét sora a bejövő bizonylat sorával, mely tartalmazza a hivatkozási számot. Amennyiben a szállítólevél nem található meg a bejövő bizonylatok listában, kérje a gyártó vagy a Clearvis.io ügyfélszolgálatának segítségét.

3. Digitális számla fogadása és ELÁBÉ automatikus kitöltése

   A gyártótól érkező digitális számlákat a Clearvis.io rendszer fogadja, és a bejövő bizonylatok listában helyezi el. A számlát a rendszer több alkalommal megpróbálja összepárosítani a szállítólevelekkel és a bevételezésekkel a tételsoroknál szereplő munkaszám/megrendelési szám alapján. Sikeres összepárosítás esetén automatikusan kitölti az ELÁBÉ-t a bevételezéshez. Amennyiben a párosítás sikertelen (pl. a bevételezés még nem történt meg a szállítólevél alapján), a rendszer még pár napig újra próbálkozik, végül emailt küld a hibáról a gyártói csatorna konfigurációjában megadott email címre.

4. Opcionálisan: sikertelen automata kitöltés esetén manuális egyeztetés

   Ha a digitális számla automatikus párosítása sikertelen, akkor a bejövő bizonylatok listában a számlát kiválasztva manuálisan kell a tételsorokat bevételi tételsorokhoz rendelni, vagy új tételsoron bevételezni a számlázott lencséket.

Előforduló problémák és megoldásaik

A bejövő bizonylatok listában a szállítólevél vagy számla nem található meg

Amennyiben a bizonylat nem található, keresse a gyártó ügyfélszolgálatát hogy ellenőrizze, hogy a bizonylat megküldésre került. Ezt követően keresse a Clearvis.io ügyfélszolgálatát, hogy ellenőrizzék az esetleges fogadási problémákat.

Az automatikus ELÁBÉ kitöltés egy adott megrendelésszámhoz sikertelen

Ellenőrizze a gyártói rendelési rendszerben, hogy a megrendelési szám helyesen kitöltésre került. Ha a gyártói rendelési rendszerben a megrendelési szám helyesen kitöltésre került, akkor ellenőrizze, hogy a lencse a digitális szállítlevél alapján lett-e bevételezve a bejövő bizonylatokból. Az automatikus ELÁBÉ kitöltés feltétele, hogy a bevételezés a szállítólevél alapján történjen.

A lencse nincs ügyfélrendeléshez kapcsolva. Mit tegyek?

Ha a lencse nincs ügyfélrendeléshez kapcsolva, akkor manuálisan kell megtenni. Kattintson a lencse mellett található gombra, majd a megjelenő menüből válassza a lehetőséget.

A lehetőség kiválasztása után a felugró ablakban adja meg a megrendelési számot. Ha a helyes megrendelési számot adja meg (SO-… szám), megjelenik az ügyfélrendelés az ügyfél nevével együtt. Kattintson rá. Ez megnyitja a rendelés tartalmát. Jelölje be annak a lencsének a jelölőnégyzetét, amelynek paraméterei megegyeznek a lencse neve alatt láthatókkal. Ha a kiválasztás helyes, lila pipa jelenik meg a jelölőnégyzetben, és rákattinthat a gombra.

Ez megjeleníti az ügyfélrendelés lencsét a Kapcsolódó árubevételezések lista alján. Egy lépés maradt a kapcsolódásukhoz, amit a lista előtt található szürke ikonra kattintva tehet meg. Ha minden helyesen történt, a dugó ikon mindkét oldalon zöldre vált.

Mit tegyek, ha a lencse rossz rendeléshez van kapcsolva?

Ha azt látja, hogy a lencse rossz rendeléshez van kapcsolva, először le kell választania a helytelen rendelésről. Menjen a Bejövő bizonylat oldalra, kattintson a lencsére, és ellenőrizze pontosan, hogy melyik rendeléshez van kapcsolva. Miután azonosította, menjen a Kapcsolódó árubevételezések oldalra és kattintson a zöld dugó ikonra a helytelen rendelés mellett. Ha minden helyesen történt, a dugó ikon mindkét oldalon szürkére vált. Ha ez megtörtént, akkor kapcsolhatja a lencsét a helyes ügyfélrendeléshez

A helytelen rendelést törölni kell; ellenkező esetben nem lesz lehetséges a bevételezés jóváhagyása a végén. A helytelen rendelés mellett megjelenik az gomb. Rákattintás után két lehetőség közül választhat. Válassza a lehetőséget.

Másik üzlet bevételezése is megjelenik az "Árubevételezés előkészítése" listában

Ha az után a Kapcsolódó árubevételezések oldalon azt látja, hogy egy másik üzlet bevételezése vagy egy már lezárt bevételezés jelenik meg, és a bejövő bizonylatból származó lencsék ahhoz vannak kapcsolva, csak törölnie kell a helytelenül felsorolt bevételezést a bevételezési szám melletti gombra kattintva.

Ez törli a helytelenül felsorolt bevételezést, és a korábban hozzá kapcsolt lencsék leválnak. Ezután a lencsét az ügyfélrendeléshez kell kapcsolni

Termék megjelölése szolgáltatásként

Az gombra kattintás után a Bejövő bizonylat oldalon, ha a termék mellett nem jelenik meg a zöld dugó ikon, látni fog egy gombot. Kattintson rá, és a megjelenő menüből válassza a lehetőséget. Így a tétel szolgáltatásként kerül be a bevételezésbe termék helyett, vagyis nem növeli a készletértéket.

Termék megjelölése engedményként

Az gombra kattintás után a Bejövő bizonylat oldalon, ha a termék mellett nem jelenik meg a zöld dugó ikon, látni fog egy gombot. Kattintson rá, és a megjelenő menüből válassza a lehetőséget. Így a tétel engedményként kerül be a bevételezésbe termék helyett, vagyis nem növeli a készletértéket.

Kérjük, vegye figyelembe, hogy ha ezt a lehetőséget választja, az árubevételezés végleges jóváhagyása csak a megfelelő jogosultsággal lehetséges. Ellenkező esetben hibaüzenet jelenik meg.

Hol találom a lezárt, már teljesített szállítólevelet?

A lezárt szállítóleveleket ugyanott találja, mint a bejövő bizonylatokat. A menüből válassza a lehetőséget. Amikor az oldal megnyílik, menjen a részhez alul. Alapértelmezés szerint először a még nem lezárt szállítólevelek jelennek meg. Távolítsa el a Beavatkozást igényel szűrőt a felső kék szűrők közül. Ezután az összes lezárt szállítólevél megjelenik.

Ha pontosan tudja a bizonylat számát, írja be a keresőmezőbe. Ha nem, használja a Szűrők módosítása lehetőséget, ahol dátum, státusz, üzlet stb. szerint szűrhet.