Bevételezés
A bevételezés az üzletbe beérkezett szállítmányt rögzíti. Ahelyett, hogy minden terméknél külön megemelné a mennyiséget, egyetlen dokumentumot hoz létre, amely felsorolja, mi érkezett, milyen mennyiségben és milyen beszerzési áron. A készletet ebből származtatja az alkalmazás.
Miért dokumentumként rögzítjük a szállítmányokat
A szállítmány dokumentumként való rögzítése teszi a készletet visszakövethetővé. Az üzlet minden darabja visszavezethető arra a bevételezésre, amelyik behozta, a beszállítóval, a szállítólevéllel és az akkor érvényes beszerzési árral együtt.
Ebből következik, hogy a bevételezés több, mint készletkorrekció. Hordozza azt a beszerzési értéket is, amely a termék számlázásakor az eladott áruk beszerzési értékévé válik.
Csak Üzletvezetők és Üzletvezető helyettesek hozhatnak létre bevételezést.
Piszkozat és jóváhagyott bevételezés
A bevételezés két állapot egyikében van:
- Piszkozat – Ön még a dokumentumon dolgozik. Termékek hozzáadhatók, javíthatók és törölhetők, a szállítmány pedig még nem hat a készletre.
- Jóváhagyott – A dokumentum végleges. A készletszintek megemelkednek, a beérkezett darabok eladhatóvá válnak vagy lefoglalódnak arra a rendelésre, amelyhez tartoznak, a bevételezés pedig többé nem szerkeszthető.
A jóváhagyás visszafordíthatatlan. Ha egy jóváhagyott bevételezésről kiderül, hogy hibás, egy további készletdokumentummal javítsa, ne az eredeti szerkesztésével.
A dokumentumazonosító
Minden készletdokumentum azonosítót kap, méghozzá már a létrehozás pillanatában, piszkozat állapotban.
Az azonosító egy számsorozatból származik. Minden dokumentumtípusnak saját sorozata van, így a
bevételezések számozása független az áthelyezésekétől, a selejtezésekétől és a leltárakétól. A
sorozat formátuma az előfizetés beállításától függ: ugyanabban az üzletben egy áthelyezés
MO-00000983, egy bevételezés pedig REC-DE/2026/0006 azonosítót viselhet.
A dokumentumazonosítót írja rá a papíralapú szállítólevélre iktatáskor, és ezt keresi, ha később elő kell vennie a bevételezést.
Bevételezés visszadátumozása
A múlt héten érkezett szállítmány rögzíthető a múlt heti dátummal. A dátumot a piszkozaton állítja be, ettől kezdve a bevételezés ahhoz a naphoz tartozik.
A sorozat a dátumokat követi, nem a létrehozás sorrendjét. Amikor jóváhagy egy visszadátumozott bevételezést, az a dátuma szerinti helyre kerül be a sorozatba, és a sorozat minden későbbi dokumentuma eggyel feljebb csúszik.
A visszadátumozás megváltoztatja azoknak a dokumentumoknak az azonosítóját, amelyeket esetleg már kinyomtatott és leiktatott. Egy adott szám alatt iktatott szállítólevél utána más számot viselhet.
Visszadátumozás előtt gondolja át, hogy az érintett dokumentumok elhagyták-e már az üzletet, például a könyvelőhöz kerülve. Technikai korlát nincs arra, meddig lehet visszamenni, így a döntés az Öné.
Az átszámozás a bevételezés jóváhagyásakor történik. Amíg piszkozat marad, a dátumát annyiszor módosíthatja, ahányszor szükséges, más dokumentumot ez nem érint.
A bevételezési módszer kiválasztása
Az, hogy hogyan adja hozzá a termékeket a bevételezéshez, attól függ, mi érkezett:
- Keretek és egyéb készlettételek bevételezése – Keresés a katalógusban név vagy vonalkód alapján. Ezt használja keretekhez, napszemüvegekhez, kontaktlencsékhez és egyéb termékekhez, amelyeket általános értékesítésre tart készleten.
- Lencsék bevételezése – Termékek hozzáadása azon a rendelésen keresztül, amelyre megrendelték. Ezt használja szemüveglencsékhez és a névre szólóan rendelt kontaktlencsékhez.
- Bevételezés táblázatból – A szállítmány importálása XLSX fájlból. Ezt használja nagy szállítmányokhoz, amelyeknél a beszállító digitális formában adja át a szállítólevelet.
Nincs dokumentumonként egyetlen módszerre korlátozva. Egyetlen bevételezés kombinálhat név alapján kikeresett termékeket rendelésből hozzáadottakkal.